Darf ich Kundendaten in Cloud-Dienste speichern?

Cloud-Speicher-Dienste wie Dropbox, Google Drive und Co. werden von vielen Unternehmen bei der täglichen Arbeit genutzt, und das aus gutem Grund. Etablierte Speicher-Dienste ermöglichen es Ihnen, gemeinsam mit Kundinnen und Kunden oder Mitarbeitenden an Dokumenten zu arbeiten. Daten können über mehrere Geräte synchronisiert und jederzeit am Computer oder Smartphone abgerufen werden. Der Einstieg in die verschiedenen Dienste ist auch für Laien niedrigschwellig. Meist muss der jeweilige Client nur auf Ihrem Endgerät installiert werden und schon können Sie Dateien beliebig up- und downloaden.

Im Zuge des Datenschutzes können Sie die Dienste aber nicht völlig beliebig verwenden. Was Sie bei der geschäftlichen Nutzung beachten müssen und in welchem Fall Cloud-Speicher überhaupt in Frage kommen erfahren Sie hier.

Daten, die in einen Cloud-Speicher geladen werden, werden online gespeichert. Dieser Speicherplatz im Internet wird von einem Anbieter wie z. B. Google, Microsoft oder Dropbox auf eigenen Servern bereitgestellt. Die Speicherung Ihrer Daten, egal ob Videos, Bilder, Tabellen oder Office-Dokumente, erfolgt über einen Internet-Browser, eine Software für Ihren Computer oder eine App auf Ihrem Smartphone oder Tablet.

Neben zusätzlichem freiem Speicherplatz auf Ihrer Festplatte oder dem Speicher Ihres Mobilgeräts bieten Cloud-Dienste noch weitere Vorteile:

Für die Nutzung von Cloud-Speicher Diensten sollten Sie zunächst prüfen, ob die Übermittlung von Dateien den geltenden Datenschutzanforderungen gerecht wird. Dabei sind vor allem zwei Fragen wichtig:

Wenn sich der Serverstandort des Anbieters in Drittstaaten, beispielsweise in den USA, befindet, müssen die Anbieter Ihre Daten mit US-Behörden teilen. Früher gab es dazu eine gemeinsame Verabredung zwischen den USA und der EU. Die sogenannte EU-US Privacy Shield Zertifizierung wurde ursprünglich von der EU-Kommission als angemessen angenommen. Dieser Einschätzung wurde aber 2020 vom Europäischen Gerichtshof widersprochen.

Für Sie bedeutet das: Wenn Sie personenbezogene Daten verarbeiten, dürfen Sie diese keinesfalls in Clouds geben, die Ihren Standort nicht innerhalb der EU haben. Und selbst wenn das der Fall ist, sind Clouds nicht ohne Weiteres dafür nutzbar.

Alle gängigen kommerziellen Anbieter verarbeiten personenbezogene Daten ihrer Nutzer auf irgendeine Weise. Deshalb: Wenn Sie einen Cloud-Dienst nutzen, geben Sie die Hoheit über Ihre Daten zu einem bestimmten Teil aus der Hand.

Hat der Anbieter seinen Firmensitz und Serverstandort in Deutschland oder einem anderen EU-Staat, erfüllt er allerdings mit hoher Sicherheit die Vorgaben der DSGVO, ist also datenschutzkonform. Das heißt aber nicht automatisch, dass Sie dort jegliche Daten einfach ablegen dürfen.

Für unsachgemäße Verwendung von personenbezogenen Daten haften Sie selbst und nicht der Cloud-Anbieter gegenüber Ihren Kundinnen und Kunden oder Mitarbeitenden. Datenschutzrechtlich sind Sie nur 100 % auf der sicheren Seite, wenn Sie personenbezogene Daten ausschließlich lokal speichern. Für Adressdaten, Kundenkarteien und vieles mehr ist die Cloud also gar keine geeignete Ablagemöglichkeit.

Clouds sind für Vieles im Arbeitsalltag nutzbar. Sie können hier beispielsweise Material strukturiert ablegen, das sonst auch frei zugänglich wäre. Hierbei müssen Sie sich keine Gedanken über den Datenschutz machen. Sie haben aber trotzdem den Vorteil, dass Sie jederzeit und überall auf Dokumente zugreifen können, die Sie für Ihre Arbeit benötigen und finden alles schnell wieder. Das kann viel Zeit sparen.

Achten Sie aber ganz grundsätzlich auf einen verantwortlichen Umgang mit Ihren eigenen Daten und denen anderer. Hierbei ist Vorsicht besser als Nachsicht und Sie ersparen sich viel Ärger. Um auf Nummer sicher zu gehen, sollten Sie Clouds nur für Daten nutzen, die weder sensibel noch personenbezogen sind.