Ich bin dann mal weg – aber wer übernimmt meine Vertretung?

Beim Thema Urlaubsplanung haben selbstständige Vermittler es ja relativ leicht. Anders als viele Angestellte müssen die „Einzelkämpfer“ unter uns ihre Urlaubspläne in den meisten Fällen nicht großartig abstimmen. Trotzdem gibt es einen wunden Punkt, der vielen die Vorfreude auf Sonne Strand und Meer verhagelt: Die Sache mit der Urlaubsvertretung. Wie lässt sich diese in einem Maklerbüro am besten regeln – für Makler selbst und für die Mitarbeiter? Und wie organisieren sich Einzelkämpfer?

Bevor Sie die Koffer packen und die Segel in Richtung Sonne setzen, gilt es, insbesondere Kunden, bei denen gerade offene Vorgänge zu bearbeiten sind, über Ihre Auszeit zu informieren. Außerdem sollten ihre Kunden natürlich auch in der Ferienzeit kompetente Ansprechpartner an ihrer Seite wissen. Möglichkeit eins wäre, einen anderen selbstständigen Kollegen oder eine Kollegin zu bitten, diese Leistungen für Sie zu übernehmen.

Doch Vorsicht, hier gilt es, rechtliche Stolperfallen zu umschiffen: Kundendaten einfach an die Urlaubsvertretung weiterzugegeben, wäre zwar einfach. Die geltenden Datenschutzbestimmungen lassen dies aber nicht zu – es sei denn, es handelt sich um einen Kollegen oder eine Kollegin desselben Unternehmens. Schwierig wird es auch, wenn die Urlaubsvertretung durch eine Falschberatung oder anderes Fehlverhalten Probleme verursacht.

Ratsam ist es daher, prophylaktisch eine Urlaubsvertragsregelung in die Maklermandate aufzunehmen. So können Vermittler schon weit vor dem Start in den Urlaub eine datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung unterschreiben lassen. Am besten ist diese möglichst allgemein gehalten. Denn so können aufwändige Schreiben vermieden werden, falls diese Vereinbarung mit einem bestimmten vertretenden Kollegen irgendwann nicht mehr klappen sollte. Um die Urlaubsvertretung und sich selbst im Schadenfall abzusichern, ist es außerdem ratsam, mit der Vermögensschadenhaftpflichtversicherung zu klären, inwiefern die Vertretung in dem Fall auch einen Versicherungsschutz genießt. Manchmal gibt es hier unverhoffte Hürden, obwohl es vertragsrechtlich unproblematisch sein sollte.

Kurze Antwort: Beide. Der reisende Vermittler bleibt ja auch in seiner Abwesenheit der Vertragspartner des jeweiligen Kunden und haftet somit auch für die Vertragsbetreuung – und damit auch für ein etwaiges Fehlverhalten des Vertreters gemäß Paragraf 278 BGB. Die Urlaubsvertretung haftet laut Paragraf 63 VVG bei einer Falschberatung aber ebenfalls. Demnach gibt es in Sachen Haftungsverantwortung ein Patt – und somit eine Gesamtschuld. Wer letztlich die Schuld auf sich nehmen soll, entscheidet in dem Fall der Kunde.

Die zweite Möglichkeit, um vertretungsberechtigten Personen die Geschäfte zu überlassen, wäre es, anstehende und unvorhersehbare Aufgaben an Angestellte weiterzugeben. Alternativ ist eine Aushilfsvereinbarung auf 450-Euro-Basis möglich. Doch auch hierbei macht es Sinn, vorab bestimmte Arbeitszeiten zu klären. Klar sollte auf jeden Fall sein, dass die Aushilfe nicht jederzeit auf Abruf bereitsteht und die Arbeitszeit erst läuft, sobald ein Kunde anruft.

Die Beschäftigten im Versicherungsbüro müssen ihren Urlaub nicht zwingend vorarbeiten – schön wäre es natürlich trotzdem. Auch wenn Vorgesetze nicht davon ausgehen können, dass die Arbeitszeit, die durch den Urlaub ausfällt, vor- oder nachgearbeitet wird, ist es doch obligatorisch, den Urlaub im Rahmen der regulären Arbeitszeit so vorzubereiten, dass die Urlaubsvertretung möglichst wenig Aufwand hat.

Sind die To-do-Listen geschrieben, die Notfall-Nummern notiert und der Abwesenheitsassistent im E-Mail-Programm aktiviert, steht einem erholsamen Urlaub nichts mehr im Weg.